I. Naliczanie wynagrodzeń pracownika, zleceniobiorcy i członków zarządu – zmiany 2022

1. Pracownik – wyliczenie wynagrodzenia za pracę wg Nowego Ładu – warsztat

• nowa kwota wolna od podatku – wpływ na wynagrodzenia pracowników i osób zatrudnionych
• ulga dla klasy średniej – wyliczenia i problemy praktyczne (w tym: co liczyć do przychodu, kilka list płac w tym samym miesiącu)
• zerowy PIT – nowe ulgi (wzory oświadczeń)
  • ulga dla seniora
  • ulga na powrót
  • ulga dla rodzica 4+
• obniżenie składki zdrowotnej – warsztat, wyliczenia
• obniżenie zaliczki na podatek dochodowy – mechanizm wg rozporządzenia z dnia 07.01.2021 r. i Ustawy z dnia 27.01.2022 r.
• brak możliwości odliczenia składki zdrowotnej
• podniesienie progu podatkowego
• porównanie wyliczenia wynagrodzenia wg „starego” i Nowego Ładu – czy Polski Ład spowoduje wzrost wynagrodzeń netto i kosztów pracodawcy – wyliczenie porównawcze
• Nowy Ład a zmiany w wykorzystaniu przez pracowników samochodów służbowych na cele prywatne

2. Umowa zlecenie, umowa o dzieło i inne umowy cywilnoprawne

• podniesienie limitu 50% KUP
• wniosek o niepobieranie zaliczki na podatek dochodowy – warunki, wzór wniosku
• zerowy PIT w wynagrodzeniach zleceniobiorców
• brak możliwości odliczenia składki zdrowotnej

3. Wynagrodzenie osoby pełniącej funkcję z powołania (członkowie zarządu, prokurenci)

4. Nowe wzory dokumentów rozliczeniowych

5. Nowe terminy rozliczenia składek

II.  Okres zasiłkowy – nowe zasady ustalania

1. Zasady zliczania okresów niezdolności do pracy do jednego okresu zasiłkowego

2. Skrócenie okresu pobierania zasiłku chorobowego po ustaniu ubezpieczenia

3. Zmiany w zakresie ustalania podstaw zasiłków

4. Zmiana wysokości zasiłku chorobowego za pobyt w szpitalu

5. Przyznanie prawa do zasiłku macierzyńskiego po ustaniu ubezpieczenia chorobowego

6. Obowiązek pracodawcy w zakresie dostarczenia do ZUS niezbędnych danych do ustalenia prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia chorobowego

III. Czas pracy 2022

1. Karta ewidencji czasu pracy

• zakres informacji (m.in. jak ustalić godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, jak oznaczyć tytuł udzielenia dnia wolnego od pracy)
• wzór karty ewidencji czasu pracy, sposób wypełniania ewidencji – omówienie
• karta ewidencji czasu pracy a lista obecności
• ewidencjonowanie przerw w pracy
• ewidencjonowanie minut pracy
• rodzaj nieobecności w pracy w ewidencji czasu pracy
• kilka rodzajów nieobecności w ciągu dnia pracy
• pracownicy nieobjęci obowiązkiem ewidencjonowania godzin pracy Skutki nieprowadzenia ewidencji

2. Lista obecności według RODO

• obowiązek prowadzenia
• zbiorowa / indywidualna lista obecności a RODO
• lista obecności – treść (wskazanie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, wskazywanie przyczyn nieobecności w pracy)
• inne sposoby potwierdzania przybycia i obecności w pracy
• potwierdzenie przybycia do pracy a podróż służbowa, urlop na żądanie
• wzór z omówieniem

3. Zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji czasu pracy

• okres przechowywania wniosków związanych z czasem pracy (w tym o urlop wypoczynkowy, opiekę nad dzieckiem zdrowym, tzw. urlop okolicznościowy)
• dokumentacja czasu pracy w postaci elektronicznej – wymogi techniczne

4. Wzory dokumentów obligatoryjnych

• wniosek pracownika dotyczący udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
• niosek pracownika dotyczący ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty
• wniosek pracownika dotyczący stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),
• wniosek pracownika dotyczący stosowania weekendowego systemu czasu pracy
• wniosek pracownika dotyczący stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401§ 1 Kodeksu pracy)
• wniosek pracownika dotyczący stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy)
• dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy)
• dokumenty związane z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 Kodeksu pracy)
•  dokumenty związane z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy
• zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy)

5. Harmonogram czasu pracy

• zasady tworzenia harmonogramów czasu pracy: czy istnieje prawny obowiązek ustalenia? na jaki okres muszą być tworzone? sposób ogłoszenia harmonogramu. modyfikacja obowiązującego harmonogramu; najczęstsze błędy pracodawców; konsekwencje błędów
  • wymiar czasu pracy
  • planowanie dni roboczych
  • odpoczynek dobowy i doba pracownicza
  • odpoczynki tygodniowe (35-godzinne i skrócone 24-godzinne)
  • rekompensata skrócenia odpoczynku dobowego i tygodniowego według orzecznictwa SN, kiedy i komu nie trzeba zapewniać
  • odpoczynku dobowego?
  • dni wolne od pracy
  • co czwarta niedziela wolna od pracy
  • nierównomierny rozkład czasu pracy
  • harmonogram czasu pracy niepełnoetatowca
  • harmonogram czasu pracy pracownika niepełnosprawnego
• harmonogramy czasu pracy w różnych systemach czasu pracy – przykłady
  • harmonogram w systemie podstawowym (8 godzin w czasie podstawowym, nierównomierny rozkład czasu pracy)
  • harmonogram w 4-brygadówce
  • harmonogram w ruchu ciągłym
  • harmonogram w systemie równoważnego czasu pracy do 12 godzin
  • harmonogram w systemie równoważnego czasu pracy do 16 godzin
  • harmonogram w systemie równoważnego czasu pracy do 24 godzin
  • harmonogram w systemie skróconego tygodnia pracy
  • harmonogram w systemie weekendowym
  • harmonogram w systemie przerywanym

6. Praca w godzinach nadliczbowych

• godziny nadliczbowe
  • dobowy, tygodniowy, miesięczny i roczny limit godzin nadliczbowych
  • wyliczenie godzin nadliczbowych dobowych
  • wyliczenie godzin nadliczbowych średniotygodniowych
  • pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy – godziny ponadwymiarowe i nadliczbowe
  • ewidencjonowanie pracy w dniu wolnym oraz ewidencjonowanie nieobecności w dniu udzielonym w zamian za pracę w dniu wolnym
  • modyfikacja obowiązującego harmonogramu ze względu na pracę w nadgodzinach
• rozliczenie pracy w godzinach nadliczbowych
  • wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych z uwzględnieniem najnowszego orzecznictwa SN
  • rozliczenie pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym – na wniosek pracownika i z inicjatywy pracodawcy, w bieżącym i kolejnym okresie rozliczeniowym
  • miarkowanie wynagrodzenia za nadgodziny w sporach sądowych
  • bieg terminu przedawnienia wynagrodzenia za nadgodziny wg orzeczeń SN
• tzw. nienormowany czas pracy
  • pracownicy wykonujący pracę w nienormowanym czasie pracy
  • rekompensata za pracę poza normalnymi godzinami pracy
  • godziny nadliczbowe kadry kierowniczej wg orzeczeń SN

7. Czas pracy w treści regulaminu pracy

– wzór: prawidłowe zapisy (obligatoryjne i fakultatywne) regulaminu pracy

• postanowienia obligatoryjne regulaminu pracy w zakresie czasu pracy
  • wybór systemu czasu pracy – praktyczne wskazówki
  • okres rozliczeniowy – praktyczne wskazówki
  • pora nocna (w tym pora nocna kierowców i pracowników młodocianych)
  • potwierdzanie obecności w pracy
  • warunki przebywania na terenie zakładu w czasie pracy, przed jej rozpoczęciem i po jej zakończeniu
    • wyjścia prywatne
    • zasady przebywania przez pracowników na terenie zakładu poza godzinami pracy
  • usprawiedliwianie nieobecności
    • zwolnienie uprawniające do prawa do wynagrodzenia
    • zwolnienie, za które pracodawca wystawia zaświadczenie o wysokości utraconego zarobku
    • dowody usprawiedliwiające nieobecność pracownika
• postanowienia fakultatywne regulaminu pracy
  • niedziela i święto – określenie godzin
  • zmiana kodeksowego rocznego limitu godzin nadliczbowych
  • okresy wliczane do czasu pracy, w szczególności przerwy w pracy:
    • 15-minutowa przerwa
    • dodatkowa przerwa dla pracownika niepełnosprawnego
    • przerwa od pracy przed monitorem (czy praca przed laptopem uprawnia do przerwy)
    • przerwa na lunch
    • przerwa na karmienie dziecka piersią
    • przerwy dla pracowników niepełnosprawnych
  • praca zmianowa
  • wyjścia w celu załatwienia spraw prywatnych
  • ryczałty za noce lub nadgodziny
  • wyższe dodatki nocne
  • dodatki zmianowe i świąteczne
  • zasady rekompensaty dyżurów pełnionych przez pracowników
  • wynagrodzenie za wezwanie do sądu/prokuratury itd.

8. Obowiązkowe obwieszczenie o czasie pracy w sytuacji braku regulaminu pracy: obligatoryjna i rekomendowana treść, sposób poinformowania pracowników, termin przekazania

• wzór obwieszczenia
• wzór oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z obwieszczeniem o czasie pracy

9. Czas pracy w treści umowy o pracę

– wzór: prawidłowe zapisy umowy o pracę

• podstawowe elementy umowne dotyczące każdego pracownika
• limit godzin ponadwymiarowych niepełnoetatowców, którego przekroczenie uprawnia do dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych – czy zapis ma charakter obligatoryjny, przykłady zapisów

10. Czas pracy na liście płac

• wynagrodzenie za godziny nadliczbowe
  • wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych: jak SN rozumie „normalne wynagrodzenie” z pracę w godzinach
  • nadliczbowych – które premie bierze się pod uwagę?
  • dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych: jak SN rozumie „wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania” – czy
  • dodatek funkcyjny wchodzi do podstawy obliczania dodatku za nadgodziny?
  • wynagrodzenie za nadgodziny średniotygodniowe przy dłuższym niż miesięczny okresie rozliczeniowym
  • wpływ siatki płac na wynagrodzenie za nadgodziny
  • ryczałt za godziny nadliczbowe (zasady stosowania ryczałtu, sposób wprowadzania ryczałtu, kalkulacja wysokości ryczałtu,
  • ryczałt za nadgodziny a nieobecność pracownika – stanowisko Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy)
  • wpływ udzielania czasu wolnego w zamian za nadgodziny na wynagrodzenie
  • rekompensata w tym samym / innym miesiącu
• wpływ wyjść prywatnych na wynagrodzenie
• wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe pracowników niepełnoetatowych
• wynagrodzenie za pracę w nocy
• wynagrodzenie za dyżur
• wynagrodzenie za przerwy w systemie przerywanym

11. Pozostałe wzory dokumentów

• wnioski pracowników – wzory
  • wniosek o odbiór czasu wolnego za nadgodziny – wzór
  • wniosek o poinformowanie PIP o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy – wzór
• polecenia pracodawcy – wzory
  • polecenie pracy w godzinach nadliczbowych – wzór
  • polecenie odbioru czasu wolnego za nadgodziny bez wniosku pracownika – wzór
  • polecenie odbioru dnia wolnego za niedzielę (święto) – wzór
  • polecenie pełnienia dyżuru – wzór
  • polecenie odbycia podróży służbowej – wzór

 IV. Prawo pracy – zmiany 2022

1. Kompleksowe uregulowanie pracy zdalnej w kodeksie pracy

2. Kontrola trzeźwości pracowników przez pracodawców

3. Wdrożenie dyrektywy Unii Europejskiej Work-Life Balance w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów (tzw.)

Dyrektywa przewiduje szereg indywidualnych praw związanych z urlopem ojcowskim, urlopem rodzicielskim i urlopem opiekuńczym oraz elastyczną organizacją pracy dla pracowników będących rodzicami lub opiekunami.

Wśród najważniejszych kwestii wymagających przeniesienia do krajowego prawa pracy, znajdują się następujące rozwiązania:

• reguła nieprzenoszalnego co najmniej dwumiesięcznego urlopu rodzicielskiego dla każdego z rodziców, możliwego do wykorzystania do 8 roku życia dziecka.
• wprowadzenie urlopu opiekuńczego do 5 dni roboczych w roku, umożliwiającego zapewnienie osobistej opieki lub wsparcia krewnemu lub osobie zamieszkującej z pracownikiem w tym samym gospodarstwie domowym, którzy wymagają znacznej opieki lub znacznego wsparcia z poważnych względów medycznych.
• prawo do czasu wolnego od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika.
• zapewnienie, aby pracownicy posiadający dzieci do określonego wieku – co najmniej do 8 lat – mieli prawo do występowania z wnioskiem o elastyczną organizację pracy w celu sprawowania opieki.

4. Wdrożenie dyrektywy Unii Europejskiej w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (tzw. dyrektywy o sygnalistach)

5. Wdrożenie dyrektywy Unii Europejskiej w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (tzw. dyrektywa informacyjna)

6. Projekt zjednoczonej prawicy dot. Pełnego oskładowania umów zlecenia