Instrukcja kancelaryjna i elektroniczne zarządzanie dokumentami EZD w praktyce urzędów pracy

Poniżej prezentujemy założenia programowe dla dwóch wersji szkoleń: wtorek – piątek oraz środa – piątek, dlatego wskazaliśmy jakie zagadnienia będą realizowane w poszczególne dni.

ŚRODA

Proces zarządzania ryzykiem w obszarze ochrony danych osobowych

1. Podejście oparte na ryzyku czyli po co właściwie analiza ryzyka w RODO ?

2. Prawne wymogi dotyczące analizy ryzyka w obszarze ochrony danych osobowych

• co reguluje RODO?
• przykładowa analiza celu, zakresu, charakteru i kontekstu przetwarzania danych osobowych w ramach przykładowego procesu
• przetwarzania danych osobowych np. zamówienia publiczne do 30 tys., nabór na wolne stanowiska pracy
• warsztaty – analiza celu, zakresu, charakteru i kontekstu przetwarzania danych osobowych

3. Etapy oceny ryzyka – omówienie

• identyfikacja ryzyka – wskazanie przykładowych ryzyk oraz ich opisów, ćwiczenie z identyfikacji ryzyka
• identyfikacja istniejących mechanizmów kontrolnych w zakresie ochrony danych osobowych – ćwiczenia
• analiza zdefiniowanych ryzyk – wybór metody analizy ryzyka
• ewaluacja ryzyka
• określenie sposobu postępowania z ryzykiem – wskazanie konkretnych działań

4. Warsztaty – ocena ryzyka w ochronie danych osobowych

CZWARTEK – PIĄTEK

1. Podstawy prawne instrukcji kancelaryjnej. Jakie są możliwości wprowadzenia systemu EZD w urzędzie? Systemy kancelaryjne. Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym

• zadania kancelarii
• zasadnicze etapy obiegu dokumentacji
• punkty zatrzymania pism
• załatwianie spraw, korespondencja przychodząca i wychodząca
• rejestracja i znakowanie pism lub spraw
• formy załatwiania spraw
• podpisywanie pism
• terminy załatwiania spraw
• przechowywanie akt bieżących
• tryb przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego lub składnicy akt

2. Czynności kancelaryjne w systemie elektronicznego zarządzania dokumentami – EZD

• zasady wprowadzania systemu EZD w jednostce oraz obowiązki Kierownika jednostki
• EZD jako system podstawowy dokumentowania spraw
• ZD jako system wspomagający papierowy obieg dokumentów
• zasady elektronicznego obiegu dokumentów na podstawie doświadczenia podmiotów, które przeszły na system EZD jako system podstawowy.
• zasadnicze pojęcia dot. EZD
• etapy obiegu dokumentów w ramach EZD
• korespondencja papierowa i elektroniczna w EZD
• dekretacja
• akceptacja jedno lub wielostopniowa

3. Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub jego reorganizacji

4. Archiwizowanie dokumentacji papierowej oraz w ramach EZD

• przekazywanie akt do archiwum zakładowego.
• definicja materiałów archiwalnych
• termin przedłożenia dokumentacji do archiwum zakładowego
• standardy pomieszczeń archiwalnych
• przechowywanie akt
• klasyfikacja archiwalna

5. Dyskusja i omówienie problemów, na które napotykają uczestnicy szkolenia w ramach stosowania instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej

6. Obieg dokumentów w urzędzie a ochrona danych osobowych

7. Omówienie przykładowych zapisów Instrukcji Kancelaryjnych